KI Versicherungssoftware für Versicherungsmakler: Funktionen, Anbieter und Auswahl

KI kann im Maklerbüro Dokumente zuordnen, Antworten vorbereiten und nächste Arbeitsschritte vorschlagen. Entscheidend für die Softwareauswahl sind verlässliche Daten, passende Schnittstellen und klare Freigaben.

Herausgeber: VERSOLUT GmbH · Autor: Mirko Braunschweig, Geschäftsführer ·

KI-E-Mail-Assistent · VERSOLUT

Eine Police kommt per E-Mail, während Sie im Kundengespräch sitzen. Später müssen Sie den Anhang prüfen, den Vertrag finden, das Dokument ablegen und vielleicht eine Aufgabe für das Backoffice anlegen. KI Versicherungssoftware für Versicherungsmakler soll genau solche Abläufe erleichtern. Ob sie das in Ihrem Büro tatsächlich tut, zeigt erst ein Test mit Ihren Vorgängen.

Kurzantwort: Gute KI-Software unterstützt Makler bei Dokumenten, Kommunikation und Wiedervorlagen. Wählen Sie nicht nach der längsten Funktionsliste, sondern danach, ob Daten richtig zugeordnet werden, Ihr Team wichtige Schritte kontrolliert und die Lösung zu Ihrer bestehenden Arbeitsweise passt.

Was KI Versicherungssoftware für Versicherungsmakler leisten kann

Der Begriff bezeichnet kein einheitliches Produkt. Mal steckt KI im Maklerverwaltungsprogramm (MVP), mal ergänzt sie ein vorhandenes System. Eine Anwendung kann lediglich einen Antworttext vorschlagen. Eine andere bereitet eine Änderung in der Kundenakte vor. Fragen Sie deshalb bei jeder Vorführung: Was löst die Funktion aus, welche Daten nutzt sie, was verändert sie und wer prüft das Ergebnis?

| Vorgang | Möglicher KI-Beitrag | Worauf Sie bei der Freigabe achten sollten |

|---|---|---|

| Eingehende E-Mail | Anliegen erkennen und Antwort entwerfen | Stimmt die Aussage zum Vertrag und zum bisherigen Verlauf? |

| Police oder Nachtrag | Dokument auslesen und Zuordnung vorschlagen | Sind Kunde, Vertrag und ausgelesene Werte korrekt? |

| Telefonat | Sachliche Gesprächsnotiz und Folgeaufgabe vorbereiten | Fehlen Aussagen oder wurden Angaben falsch verstanden? |

| Offener Lead | Nächsten Kontakt und Wiedervorlage vorschlagen | Ist der Kontakt sinnvoll und wurde bereits nachgefasst? |

| Schadenmeldung | Angaben sammeln und für die Bearbeitung strukturieren | Was ist belegt, was muss der Kunde noch ergänzen? |

| Vertragsfrage | Antwort aus Akte und Dokumenten vorbereiten | Welche Dokumentversion liegt zugrunde? |

Diese Tabelle beschreibt Funktionsklassen, keinen Funktionsumfang, den jedes Produkt bietet. Gerade die Grenze zwischen Vorschlag und ausgeführter Aktion sollten Sie sich am konkreten System zeigen lassen.

KI-Postfach, Policen und BiPRO: Die Zuordnung zählt

Ein E-Mail-Entwurf spart wenig Arbeit, wenn Sie vorher den richtigen Vertrag in drei Programmen suchen müssen. Prüfen Sie, ob eine Lösung den bisherigen Mailverlauf berücksichtigt, Anhänge verarbeitet und bei unklarer Zuordnung nachfragt. Ein [KI-E-Mail-Assistent für Versicherungsmakler](/ki-email-assistent-versicherungsmakler) ist vor allem dann nützlich, wenn sein Entwurf zum tatsächlichen Vorgang in der Kundenakte passt.

Bei Dokumenten kommt eine zweite Frage hinzu: Wie gelangen sie ins System? Für BiPRO-Post und Dokumentenablage reicht das Wort Schnittstelle nicht aus. Lassen Sie sich vorführen, welche Versicherer und Vorgänge angebunden sind, wie Dokumente Kunden und Verträgen zugeordnet werden und wo unklare Treffer landen. Die [automatische BiPRO-Postkorb-Zuordnung](/bipro-anbindung) ist ein eigener Prüfschritt, nicht dasselbe wie das bloße Abholen von Dateien.

KI-Telefonie und Gesprächsnotizen

Eine Gesprächsnotiz kann dem Team helfen, wenn nach einem Anruf sofort der nächste Kunde wartet. Testen Sie die Funktion mit einem Gespräch, in dem ein Termin verschoben, ein Dokument zugesagt und eine Rückfrage offenbleibt. Danach prüfen Sie, ob das System diese drei Punkte sauber trennt. Eine Notiz ersetzt weder die fachliche Prüfung noch eine erforderliche Beratungsdokumentation.

KI-Maklerverwaltungsprogramm oder Zusatzlösung?

Die wichtigste Weiche stellen Sie früh: Soll KI in einem neuen MVP mitlaufen oder Ihr vorhandenes System ergänzen? Beides kann passen. Maßgeblich sind Ihr Bestand, die bereits genutzten Schnittstellen und die Arbeit, die bei einem Systemwechsel entsteht.

| Lösungsart | Sinnvoller Ausgangspunkt | Frage für die Vorführung |

|---|---|---|

| Integriertes MVP mit KI | Sie prüfen auch Ihre Bestands- und Vertragsverwaltung neu | Arbeitet die KI direkt mit Akte, Postfach und Aufgaben? |

| KI-Erweiterung für vorhandene Systeme | Ihr MVP soll bleiben | Welche Daten liest und schreibt die Erweiterung tatsächlich? |

| Spezialwerkzeug für Dokumente oder Kommunikation | Ein einzelner Engpass soll gelöst werden | Wie gelangen Ergebnisse zurück in die Kundenakte? |

| Individuelle Verbindung mehrerer Systeme | Ihre Prozesse verteilen sich auf verschiedene Anwendungen | Wer pflegt Schnittstellen, Rechte und Fehlerfälle? |

Als Beispiele für unterschiedliche Ansätze beschreibt assfinet ams.6 eine Plattform für Maklerprozesse mit KI-Funktionen. AssCompact beschreibt SureIn Modus dagegen als KI-Schicht über einer bestehenden Systemlandschaft. Das ist keine Wertung der Produkte. Prüfen Sie bei beiden Ansätzen anhand einer Vorführung, welche Funktionen in Ihrer gewünschten Konfiguration verfügbar sind.

Wenn Sie ein CRM oder MVP neu auswählen, hilft ein [Vergleich gängiger Maklerverwaltungsprogramme](/vergleich/maklerverwaltungsprogramm), die Grundfunktionen getrennt von den KI-Funktionen zu betrachten. Sonst überzeugt womöglich der Assistent im Vorführtermin, während eine wichtige Bestandsaufgabe offenbleibt.

Welche Anbieter und Preise lassen sich vergleichen?

Ein Preisvergleich ist nur sinnvoll, wenn Sie Leistungsumfang und Vertragsbedingungen mitlesen. Ein veröffentlichter Einstiegspreis sagt noch nichts über Datenübernahme, zusätzliche Nutzer oder Schnittstellen aus.

| Beispiel | Veröffentlichte Angabe | Quelle und Stand |

|---|---|---|

| Professional Works / PWX | Business 0 € monatlich unter den genannten Pool- beziehungsweise Versichererbedingungen, Premium ab 79,90 € monatlich für bis zu fünf Nutzer | FinanzKIRadar, Oktober 2026 |

| AMEISE von blau direkt | Starter 199 € monatlich netto, einmalig 198 € Einrichtung | Vinlivt, August 2026 |

| BiPRO-Box Basis | 49 € monatlich zuzüglich Umsatzsteuer, regulär 99 € Einrichtung | BiPRO-Box, Anbieterangabe, November 2026 |

Die BiPRO-Box ist hier ein Beispiel für mögliche Kosten einer separaten Dokumentenanbindung, kein gleichartiges KI-MVP. Die genannten Veröffentlichungen bilden auch keine vollständige Marktübersicht. Für nicht ausgewiesene Leistungen und Konditionen gilt: Preis auf Anfrage. Lassen Sie sich Lizenz, Einrichtung, Import, Schnittstellen, Nutzungsvolumen, Schulung und Support getrennt anbieten.

Praxisbeispiel: Eine Police kommt ins Postfach

Nehmen wir einen alltäglichen Testfall: Ein Versicherer schickt eine Police zu einem bereits eingereichten Antrag. Ihr Ziel ist nicht, dass möglichst viele KI-Schritte aufleuchten. Am Ende muss das richtige Dokument beim richtigen Vorgang liegen und die zuständige Person wissen, was zu prüfen ist.

  • Eingang erfassen: Kommt die Police per E-Mail oder über einen angebundenen Postkorb? Prüfen Sie beide Wege getrennt.
  • Dokument erkennen: Zeigt das System, warum es die Anlage als Police und nicht als Nachtrag behandelt?
  • Daten auslesen: Vergleichen Sie Versicherer, Vertragsnummer und weitere relevante Angaben mit dem Original.
  • Vorgang zuordnen: Gehört die Police zum offenen Antrag? Was passiert bei zwei möglichen Kunden mit ähnlichem Namen?
  • Bearbeitung anstoßen: Wird die zuständige Person informiert und sieht sie, welche Angaben noch zu prüfen sind?
  • Ablage kontrollieren: Finden Sie das Dokument anschließend über Kunde, Vertrag und Vorgang wieder?
  • Antwort vorbereiten: Falls eine Kundenmail nötig ist, prüfen Sie ihren Inhalt vor dem Versand.

Lassen Sie im selben Test bewusst eine Vertragsnummer fehlen. Eine gute Vorführung zeigt nicht nur den glatten Fall, sondern auch, wie Mitarbeitende eine unsichere Zuordnung erkennen und korrigieren. Notieren Sie die nötigen Handgriffe. So sehen Sie, ob die KI Arbeit abnimmt oder lediglich zusätzliche Kontrollschritte erzeugt.

DSGVO und EU AI Act bei KI-Software prüfen

Bei Kundendaten genügt eine pauschale Zusicherung zur DSGVO nicht als Auswahlkriterium. Fragen Sie nach Verarbeitungsort, Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmern, Rollenrechten, Protokollierung, Löschung und Export. Klären Sie ausdrücklich, ob Inhalte für das Training von Modellen verwendet werden. Gesundheitsdaten verdienen dabei besondere Aufmerksamkeit. Eine [Sicherheits- und Datenschutzarchitektur](/sicherheit) sollte diese technischen und organisatorischen Punkte nachvollziehbar beschreiben.

Auch die KI-Verordnung verlangt eine Betrachtung des konkreten Einsatzzwecks. Sie gilt grundsätzlich seit dem 2. August 2026. Die Regelungen zur KI-Kompetenz gelten seit dem 2. Februar 2025. Die Verordnung nennt KI zur Risikobewertung und Preisbildung für natürliche Personen in der Lebens- und Krankenversicherung als relevante Hochrisiko-Kategorie. Daraus folgt nicht, dass jede Software zum Klassifizieren von Policen oder Entwerfen von E-Mails Hochrisiko-KI ist. Maßgeblich sind Funktion und bestimmungsgemäße Nutzung. Grundlage ist die EU-KI-Verordnung bei EUR-Lex. für konkrete Pflichten und Fristen ist der jeweils geltende konsolidierte Text zu prüfen.

Für Ihr Team ist eine einfache Dokumentation hilfreich: Wer nutzt welche KI-Funktion, wofür wurde die Person eingewiesen und wann muss ein Vorgang an einen Menschen gehen? Das ist ein praktischer Organisationsschritt, keine pauschale Aussage über die rechtliche Einstufung jedes Produkts.

Schritt für Schritt zur passenden KI-Software

Eine Kaufentscheidung beginnt besser am Schreibtisch Ihres Backoffice als in einer Produktdemo. Schreiben Sie zunächst auf, wo Vorgänge liegenbleiben oder doppelt bearbeitet werden. Danach testen Sie Anbieter mit denselben Fällen.

  • Vorgänge sammeln: Erfassen Sie wiederkehrende Arbeiten aus Postfach, Bestand, Beratung und Vertrieb.
  • Ausgangslage festhalten: Notieren Sie Bearbeitungsschritte, Rückfragen und typische Fehler. Nur so lässt sich der Pilot später vergleichen.
  • Systemfrage beantworten: Soll das bestehende MVP bleiben oder wird auch dessen Wechsel geprüft?
  • Muss-Kriterien festlegen: Trennen Sie E-Mail, Kalender, DMS, Telefonie, CRM, BiPRO und Vergleichsrechner. Fragen Sie für jede Anbindung nach Lesen und Schreiben.
  • Freigaben definieren: Legen Sie fest, wer Zuordnungen korrigiert, Antworten versendet und Änderungen am Datensatz bestätigt.
  • Datenflüsse prüfen: Fordern Sie Unterlagen zu Hosting, Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmern, Löschung und Trainingsnutzung an.
  • Identische Testfälle vorlegen: Nutzen Sie etwa die Police zum offenen Antrag, eine mehrdeutige Kundenmail und einen Vorgang ohne eindeutige Zuordnung.
  • Fehlerfall zeigen lassen: Was passiert bei einem Ausfall, einer falschen Antwort oder einem unlesbaren Anhang? Gibt es eine manuelle Weiterbearbeitung?
  • Begrenzten Pilot durchführen: Dokumentieren Sie Nacharbeit, Rückfragen, Korrekturen und tatsächliche Bearbeitungszeit statt einer versprochenen Zeitersparnis.
  • Gesamtkosten vergleichen: Prüfen Sie neben der Lizenz auch Plätze, Volumen, Einrichtung, Datenimport, Schnittstellen, Schulung und Support.

Besprechen Sie die Ergebnisse mit den Personen, die täglich damit arbeiten. Wenn das Backoffice eine Zuordnung nicht nachvollziehen kann, hilft eine überzeugende Präsentation wenig. Prüfen Sie außerdem, wie Sie Daten wieder exportieren können, falls die Lösung nicht zu Ihrem Betrieb passt.

Wie VERSOLUT dabei hilft

In VERSOLUT liegen CRM, Bestand, Kommunikation und Aufgaben in einem System. Das ist für einen Test mit der Police zum offenen Antrag konkret nutzbar: Geht ein Dokument im BiPRO-Postkorb ein, ordnet das System es Kunde, Lead und Vertrag zu. Trifft eine Police zu einem offenen Antrag ein, markiert VERSOLUT die Antragsprüfung und benachrichtigt das Backoffice. Die zuständige Person prüft anschließend den Vorgang, bevor sie den Vertrag weiterbearbeitet.

Auch bei E-Mails bleibt die Entscheidung bei Ihnen. Trifft eine Kundenmail ein, erstellt die E-Mail-KI anhand des CRM-Verlaufs einen Antwortentwurf. Bei einem Terminvorschlag gleicht sie das Datum mit dem Beraterkalender ab. Sie prüfen den Text und geben den Versand frei.

Für offene Leads analysiert der KI-Watchdog den bisherigen Verlauf und stößt passende Wiedervorlagen beziehungsweise Kontaktvorschläge an. Manuelle Kontakte unterdrücken doppelte KI-Vorschläge. Sie können den Watchdog je Lead pausieren und entscheiden, wie Sie auf einen Vorschlag reagieren. Wenn Sie lieber sprechen, ist Lucy ein Sprach-Agent: Sie können nach Ihren Terminen fragen und anschließend eine Aufgabe oder einen Termin ändern lassen. Lucy spricht mit Ihnen, fragt bei Unklarheiten nach und bestätigt eine schreibende Aktion vor der Ausführung. E-Mails versendet sie nicht selbst.

Im Beratungsgespräch können Sie ein Dokument über Co-Browsing gemeinsam ansehen und in derselben Sitzung zur digitalen Unterschrift vorlegen. Der Kunde unterschreibt im laufenden Gespräch über den angebundenen eSignatur-Anbieter. Das unterschriebene Dokument wird der Akte zugeordnet. Sie entscheiden, welches Dokument Sie vorlegen und wann der Signaturvorgang gestartet wird.

Bei der Datenschutzprüfung können Sie konkrete Maßnahmen abfragen: In VERSOLUT ist der primäre Datenstandort Deutschland, der Auftragsverarbeitungsvertrag ist beim Onboarding abrufbar, und API-Inhalte werden nicht zum Training der eingesetzten OpenAI-Modelle verwendet. Gesundheitsdaten werden vor einer KI-Verarbeitung geschützt und geschwärzt. Auch hier gilt: Prüfen Sie die Unterlagen und die Einstellungen für Ihren geplanten Einsatz, statt sich allein auf ein allgemeines Etikett zu verlassen.

Häufige Fragen

Welche Aufgaben kann KI-Software im Maklerbüro übernehmen?

Je nach Produkt kann sie Dokumente auslesen, Zuordnungen und Wiedervorlagen vorschlagen sowie E-Mails oder Gesprächsnotizen vorbereiten. Prüfen Sie für jede Funktion, ob die KI nur einen Vorschlag macht oder Daten tatsächlich verändert.

Ersetzt eine KI-Lösung mein Maklerverwaltungsprogramm?

Nicht zwingend. Es gibt integrierte MVPs mit KI und Ergänzungen für bestehende Systeme. Entscheidend ist, ob Kunden-, Vertrags- und Kommunikationsdaten für den gewünschten Vorgang zuverlässig zusammenkommen.

Was kostet KI Versicherungssoftware für Versicherungsmakler?

Die veröffentlichten Preise beziehen sich auf unterschiedliche Tarife und Leistungen. Vergleichen Sie neben der Lizenz auch Nutzerplätze, Einrichtung, Import, Schnittstellen, Nutzungsvolumen, Schulung und Support. Nicht veröffentlichte Konditionen sollten Sie beim Anbieter anfragen.

Ist jede KI-Versicherungssoftware Hochrisiko-KI?

Nein. Die EU-KI-Verordnung nennt unter anderem Risikobewertung und Preisbildung für natürliche Personen in der Lebens- und Krankenversicherung als relevante Hochrisiko-Kategorie. Ein E-Mail-Entwurf oder die Klassifizierung einer Police fällt nicht allein deshalb darunter. Die konkrete Funktion und Nutzung sind maßgeblich.

Wie teste ich KI für die Zuordnung einer Police?

Lassen Sie eine Police zu einem offenen Antrag verarbeiten und prüfen Sie Dokumenttyp, ausgelesene Angaben, Kunden- und Vertragszuordnung, Benachrichtigung des Backoffice und spätere Auffindbarkeit. Wiederholen Sie den Test mit fehlenden oder mehrdeutigen Angaben.

Worauf sollte ich beim Datenschutz besonders achten?

Fragen Sie nach Verarbeitungsort, Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmern, Zugriffsrechten, Löschung, Export und der Nutzung von Kundendaten zum Modelltraining. Prüfen Sie gesondert, wie das System mit Gesundheitsdaten umgeht.

Quellen

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