# EU AI Act Versicherungsmakler: Was jetzt im Maklerbüro gilt > KI-Kompetenz, Transparenz und Systeminventar: Was Versicherungsmakler nach dem EU AI Act jetzt prüfen und dokumentieren sollten. - Quelle: https://versolut.de/magazin/eu-ai-act-versicherungsmakler-was-jetzt-im-maklerbuero-gilt - Herausgeber: VERSOLUT GmbH - Autor: Mirko Braunschweig (Geschäftsführer) - Hauptthema: EU AI Act Versicherungsmakler - Veröffentlicht: 2026-11-02 - Stand: 2026-11-02 Eine E-Mail zusammenfassen, einen Vertragsvorgang zuordnen, eine Antwort an Kunden vorbereiten: KI kann im Maklerbüro an vielen Stellen mitarbeiten. Für den EU AI Act ist dabei nicht entscheidend, ob ein Büro ein großes KI-Projekt betreibt. Auch eine Anwendung, die im Alltag scheinbar nebenbei genutzt wird, gehört auf den Prüfstand. Für Versicherungsmakler stehen derzeit drei Aufgaben im Vordergrund: Sie brauchen einen Überblick über ihre KI-Systeme, müssen die KI-Kompetenz der beteiligten Personen fördern und bei bestimmten Anwendungen Transparenz gegenüber Menschen herstellen. Hinzu kommt eine wichtige Abgrenzung: KI für die Risiko- und Preisbewertung natürlicher Personen in der Lebens- oder Krankenversicherung kann unter die Regeln für Hochrisiko-KI fallen. Das ist etwas anderes als eine KI, die lediglich eine E-Mail formuliert. Dieser Beitrag ordnet die Fristen und zeigt, wie Sie die Prüfung im Büro praktisch angehen können. Er ersetzt keine Prüfung des konkreten Systems und seiner Nutzung. ## Welche Fristen sind für Makler jetzt wichtig? Im November 2026 sind zwei Regelungsbereiche bereits relevant. Maßnahmen zur KI-Kompetenz gelten seit dem 2. Februar 2025. Die Transparenzpflichten nach Artikel 50 der KI-Verordnung gelten grundsätzlich seit dem 2. August 2026. Für bestimmte Systeme, die schon vor diesem Datum in Verkehr gebracht wurden, nennt die BaFin eine Übergangsfrist bis zum 2. Dezember 2026. Ob diese Frist für eine konkrete Anwendung greift, muss gesondert geprüft werden. | Zeitpunkt | Bedeutung für das Maklerbüro | |---|---| | Seit 2. Februar 2025 | Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 und Verbote bestimmter KI-Praktiken sind anwendbar. | | Seit 2. August 2026 | Transparenzpflichten nach Artikel 50 gelten grundsätzlich. | | 2. Dezember 2026 | Ende der von der BaFin genannten Übergangsfrist für bestimmte bereits zuvor in Verkehr gebrachte Systeme. | | 2. Dezember 2027 | Die spezifischen Anforderungen an Hochrisiko-KI greifen grundsätzlich. Die BaFin nennt diesen Zeitpunkt auch für ihre entsprechende Überwachung. | Die Termine stammen aus den Informationen der [BaFin zur KI-Verordnung](https://www.bafin.de/DE/die-bafin/aktuelles-presse/presse-social-media/pressematerial/ki-verordnung/ki-verordnung.html) und zur [KI-Marktüberwachung](https://www.bafin.de/DE/unternehmen-maerkte/aufsicht/alle-unternehmen/ki-marktueberwachung/ki-marktueberwachung.html). Für Ihr Büro heißt das: Warten Sie mit der Bestandsaufnahme nicht auf die Hochrisiko-Frist im Jahr 2027. Kompetenz und, je nach Anwendung, Transparenz sind schon heute Themen. ## Zuerst die Bestandsaufnahme: Wo steckt KI im Büro? Die erste Frage ist nicht: „Nutzen wir KI?“ Sie lautet: „An welchen Stellen nutzen wir sie genau?“ Neben einem offensichtlichen Chatbot können auch Funktionen in Verwaltungs- und Kommunikationssoftware relevant sein. Denken Sie an Textentwürfe, Zusammenfassungen, Dokumentenanalyse, Recherche, Beratungsunterstützung oder die Vorbereitung von Kundengesprächen. Erstellen Sie dafür ein KI-Inventar. Es muss im Büro auffindbar und bei Änderungen aktualisierbar sein. Eine Liste ohne Bezug zum tatsächlichen Arbeitsablauf hilft wenig. Notieren Sie deshalb zu jeder Anwendung mindestens: - **System und Anbieter:** Welche Anwendung oder Funktion wird eingesetzt? - **Zweck und Prozess:** Was erledigt die KI, und an welcher Stelle wird ihr Ergebnis verwendet? - **Daten:** Welche Kunden-, Vertrags- oder sonstigen Informationen werden verarbeitet? - **Betroffene Personen:** Wer nutzt das System, und welche Kundengruppen sind betroffen? - **Rolle und Zuständigkeit:** Wer betreibt die Anwendung im konkreten Ablauf, wer prüft sie intern? - **Ausgabe und Wirkung:** Entsteht ein interner Hinweis, ein Textentwurf oder eine Mitteilung an Kunden? - **Schnittstellen:** Welche Daten gehen an externe Anbieter oder in andere Systeme? - **Kontrolle:** Wer prüft Ergebnisse und gibt sie frei? - **Einordnung:** Welche Pflichten nach der KI-Verordnung könnten für diesen Einsatz relevant sein? - **Kompetenzstand:** Wer wurde für die Nutzung eingewiesen oder geschult? Nehmen Sie auch generative KI auf, die Beschäftigte dienstlich für E-Mails oder Zusammenfassungen verwenden. Gerade solche Anwendungen tauchen in einer reinen Liste der offiziell eingeführten Software sonst leicht nicht auf. Legen Sie zugleich fest, ob private oder nicht freigegebene KI-Dienste im Arbeitsalltag genutzt werden dürfen. Wenn Sie diese Nutzung ausschließen oder einschränken, sollte die Regel für alle Beteiligten verständlich sein. ### Die Funktion zählt, nicht nur der Produktname Ein System kann mehrere Aufgaben erfüllen. Eine KI, die eingehende Nachrichten sortiert, arbeitet anders als eine Funktion desselben Produkts, die selbstständig mit Kunden kommuniziert. Erfassen Sie diese Zwecke getrennt, wenn sich dadurch Daten, Kontrollschritte oder Transparenzfragen unterscheiden. Das Inventar bleibt außerdem eine laufende Aufgabe. Kommt eine neue Funktion hinzu oder ändert sich der Einsatz im Büro, sollte die Einordnung erneut auf den Tisch. Eine einmalige allgemeine „KI-Freigabe“ beschreibt den konkreten Arbeitsablauf nicht ausreichend. ## KI-Kompetenz nach Artikel 4: Wer muss was können? Artikel 4 der KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen für ein ausreichendes Niveau an KI-Kompetenz zu treffen. Das betrifft nicht nur IT- oder Compliance-Funktionen. Auch Personen, die im Auftrag des Unternehmens KI im Alltag einsetzen, müssen ihre Aufgabe und die Grenzen der verwendeten Systeme verstehen. Darauf weist die [BaFin zur KI-Marktüberwachung](https://www.bafin.de/DE/unternehmen-maerkte/aufsicht/alle-unternehmen/ki-marktueberwachung/ki-marktueberwachung.html) hin. Eine gesetzlich festgelegte Zahl an Schulungsstunden nennt Artikel 4 nicht. Entscheidend ist, dass die Maßnahmen zu den Kenntnissen der Personen und zum konkreten Einsatz passen. Wer eine KI-Antwort an Kunden prüft, braucht andere praktische Hinweise als jemand, der eine rein interne Sortierfunktion betreut. Für eine Schulung im Maklerbüro bieten sich Fragen an, die direkt aus dem Arbeitsalltag kommen: 1. **Was kann das System und was nicht?** Eine flüssige Formulierung ist noch keine Bestätigung, dass der Inhalt stimmt. 2. **Welche Fehler können auftreten?** Wie werden unzutreffende Zusammenfassungen oder missverständliche Textvorschläge erkannt? 3. **Welche Daten dürfen eingegeben werden?** Gerade vertrauliche Kunden-, Vertrags- und Gesundheitsdaten verlangen klare interne Regeln. 4. **Wann ist eine menschliche Prüfung nötig?** Wer kontrolliert einen Entwurf vor dem Versand oder vor der Nutzung im Beratungsgespräch? 5. **Wen fragt das Team bei Problemen?** Zuständigkeiten sollten auch dann klar sein, wenn ein Ergebnis ungewöhnlich wirkt. Dokumentieren Sie, welche Personen zu welchen Anwendungen geschult wurden und welche Regeln im Büro gelten. Damit lässt sich später auch erkennen, ob eine neue Funktion eine zusätzliche Einweisung erfordert. Ziel ist nicht ein Zertifikat für die Schublade, sondern ein Team, das KI-Ausgaben sicher einordnen und Fehler ansprechen kann. ## Transparenz: Wann müssen Kunden wissen, dass KI beteiligt ist? Seit dem 2. August 2026 gelten grundsätzlich die Transparenzpflichten des Artikels 50. Besonders greifbar ist das bei Systemen, die unmittelbar mit Menschen interagieren. Wenn ein Kunde mit einem KI-Chatbot oder einem automatisierten KI-Assistenten spricht, ist grundsätzlich offenzulegen, dass es sich um eine Interaktion mit KI handelt. Der Hinweis muss für die betroffene Person klar, verständlich und rechtzeitig erfolgen. Prüfen Sie deshalb jeden direkten Kontaktpunkt: den Chat auf der Website, einen Assistenten in der Terminvorbereitung oder eine KI-gestützte Unterhaltung im Kundenservice. Wo sieht oder hört der Kunde den Hinweis? Kommt er, bevor die Unterhaltung ihren eigentlichen Zweck erfüllt? Und ist für das Team klar, wer die Gestaltung dieses Hinweises prüft? Artikel 50 enthält außerdem Vorgaben für bestimmte KI-generierte oder veränderte Inhalte. Daraus folgt aber keine pauschale Kennzeichnungspflicht für jeden intern mit KI vorbereiteten E-Mail-Entwurf. Maßgeblich ist der konkrete Anwendungsfall. Halten Sie im Inventar fest, welche Inhalte eine Anwendung erzeugt, wo sie erscheinen und ob eine Kennzeichnung zu prüfen ist. Ein externer Dienstleister nimmt Ihnen die Verantwortung für die eigene Kundenkommunikation nicht einfach ab. Fragen Sie daher beim Anbieter nach, welche Hinweise das System bereitstellt und welche Einstellungen Ihr Büro selbst vornehmen muss. Berücksichtigen Sie dabei die von der BaFin genannte Übergangsfrist bis zum 2. Dezember 2026 nur, wenn deren Voraussetzungen für das betreffende System tatsächlich vorliegen. ## Hochrisiko-KI: Warum Leben und Kranken besondere Aufmerksamkeit brauchen Nicht jede KI im Versicherungsbereich ist Hochrisiko-KI. Nach Anhang III der KI-Verordnung ist insbesondere der Einsatz zur **Risikobewertung und Preisbildung bei natürlichen Personen in der Lebens- oder Krankenversicherung** relevant. Entscheidend ist der Zweck des konkreten Systems. Eine KI, die einen eingegangenen Brief dem passenden Vorgang zuordnet, erfüllt nicht schon deshalb diesen Hochrisiko-Tatbestand, weil es um eine Krankenversicherung geht. Anders ist die Fragestellung, wenn ein System selbst bei der Bewertung des individuellen Risikos oder bei der Preisbildung mitwirkt. Hier müssen Funktion und Rolle genau geklärt werden. Im Maklerbüro kann das zu einer wichtigen Abgrenzung führen: Entwickelt oder betreibt der Makler eine entsprechende Anwendung selbst? Setzt er ein System eines Dienstleisters für diesen Zweck ein? Oder verwendet er lediglich ein Ergebnis, das ein Versicherer bereitstellt? Diese Konstellationen sollten nicht gleichgesetzt werden. Dokumentieren Sie, was die Software tatsächlich tut, wer sie bereitstellt und welche Zuständigkeiten vertraglich sowie organisatorisch festgelegt sind. Für Hochrisiko-KI sieht die Verordnung unter anderem Anforderungen an Risiko- und Qualitätsmanagement, Dokumentation und Datenqualität vor. Die spezifischen Anforderungen greifen grundsätzlich ab dem 2. Dezember 2027. Diese Frist ist kein Grund, eine möglicherweise betroffene Anwendung erst 2027 zu identifizieren. Für die Klärung von Zweck, Datenfluss und Verantwortlichkeiten brauchen Sie zunächst eine belastbare Beschreibung des heutigen Einsatzes. Die [BaFin erläutert die Bedeutung von KI für die Finanzindustrie](https://www.bafin.de/SharedDocs/Veroeffentlichungen/DE/Fachartikel/2024/fa-bj_0801_KI_Finanzindustrie.html) auch mit Blick auf die unterschiedlichen Risiken der Anwendungen. ## Praxisbeispiel: Eine Anfrage, mehrere KI-Funktionen Eine Kundin schreibt dem Maklerbüro eine E-Mail zu einem bestehenden Vertrag. Eine KI-gestützte Funktion hilft bei der Zuordnung des Vorgangs. Anschließend erstellt eine weitere Funktion einen Antwortentwurf. Ein Mitarbeiter prüft die Vertragsangaben und gibt die Nachricht vor dem Versand frei. Für das Inventar sind hier mindestens die Zuordnung und der Textentwurf zu beschreiben. Welche Daten liest jede Funktion? Gehen Informationen an einen externen Anbieter? Wer kontrolliert die Zuordnung, wenn sie nicht eindeutig ist? Und wer trägt die Verantwortung dafür, dass die versandte Antwort zum Vorgang passt? Kommt auf der Website zusätzlich ein KI-Assistent zum Einsatz, der Fragen der Kundin unmittelbar beantwortet, entsteht eine weitere Prüfaufgabe: Die Interaktion mit KI muss grundsätzlich rechtzeitig erkennbar sein. Würde eine Anwendung dagegen bei der individuellen Risiko- oder Preisbewertung für eine Lebens- oder Krankenversicherung mitwirken, wäre zusätzlich die Hochrisiko-Einordnung zu untersuchen. Ähnliche Oberflächen können also sehr unterschiedliche Pflichten auslösen. ## Eine praktikable Reihenfolge für die nächsten Schritte Sie müssen nicht alle Fragen gleichzeitig lösen. Wichtig ist, dass keine Anwendung allein deshalb übersehen wird, weil sie bereits selbstverständlich zum Alltag gehört. Diese Reihenfolge hilft bei der Organisation: 1. **Anwendungen sammeln:** Fragen Sie Beschäftigte nach allen dienstlich genutzten KI-Funktionen, auch innerhalb vorhandener Software. 2. **Einsätze beschreiben:** Halten Sie Zweck, Daten, Ausgaben, Schnittstellen und betroffene Kundenkontakte fest. 3. **Direkte Interaktion prüfen:** Erfassen Sie Chatbots und andere KI-Assistenten, die unmittelbar mit Menschen kommunizieren. 4. **Rollen klären:** Dokumentieren Sie, was Ihr Büro selbst betreibt und welche Aufgaben Anbieter oder Versicherer übernehmen. 5. **Kontrolle festlegen:** Bestimmen Sie, welche Ergebnisse vor ihrer Verwendung von Menschen geprüft und freigegeben werden. 6. **Team befähigen:** Schulen Sie passend zu den tatsächlich verwendeten Systemen und dokumentieren Sie die Maßnahmen. 7. **Änderungen nachhalten:** Prüfen Sie das Inventar erneut, wenn neue Funktionen, Datenarten oder Einsatzgebiete hinzukommen. Gerade die Verbindung aus Inventar und klaren Freigabeschritten macht die Arbeit leichter. Mitarbeitende wissen, welche KI sie wofür verwenden können. Die Büroverantwortlichen sehen, wo noch eine Transparenzprüfung oder eine Klärung mit dem Softwareanbieter fehlt. ## Wie VERSOLUT dabei hilft VERSOLUT bietet KI-Software für Versicherungsmakler an. Der KI-Watchdog für Leads, die automatische BiPRO-Postkorb-Zuordnung und die E-Mail-KI setzen an Aufgaben an, die im Büro täglich Zeit und Aufmerksamkeit beanspruchen. Die Sprachassistentin Lucy ist ein weiterer Baustein für die Kommunikation. VERSOLUT ist DSGVO-konform und trainiert seine KI nicht mit Kundendaten. Für Ihre Arbeit am EU AI Act ist vor allem ein klarer Blick auf den jeweiligen Einsatz hilfreich: Welche Funktion unterstützt einen internen Ablauf? Wo wird ein Entwurf vor dem Versand geprüft? Und wo interagiert ein KI-System unmittelbar mit Menschen, sodass ein Transparenzhinweis zu prüfen ist? Erfassen Sie auch VERSOLUT-Funktionen mit ihrem konkreten Zweck in Ihrem KI-Inventar und beziehen Sie die Mitarbeitenden ein, die sie nutzen. So kann KI bei wiederkehrenden Aufgaben entlasten, während Zuständigkeiten, Kontrolle und Kundenkommunikation bewusst gestaltet bleiben. Die Einordnung nach der KI-Verordnung und die Dokumentation für Ihr eigenes Büro ersetzt eine Software dabei nicht. ## Häufige Fragen ### Gilt der EU AI Act auch für kleine Versicherungsmaklerbüros? Die Pflichten zur KI-Kompetenz und die je nach Anwendung geltenden Transparenzregeln knüpfen an den Einsatz von KI-Systemen an, nicht an ein großes KI-Projekt. Auch kleinere Büros sollten deshalb ihre dienstlich genutzten Anwendungen erfassen. ### Muss jede mit KI vorbereitete E-Mail gekennzeichnet werden? Artikel 50 begründet keine pauschale Kennzeichnungspflicht für jeden intern mit KI erstellten E-Mail-Entwurf. Ob ein Hinweis nötig ist, hängt von der konkreten Anwendung und der Art des Inhalts ab. Bei einer unmittelbaren Interaktion mit einem KI-System ist Transparenz grundsätzlich erforderlich. ### Wie viele Schulungsstunden verlangt Artikel 4? Artikel 4 nennt keine feste Stundenzahl. Die Maßnahmen zur KI-Kompetenz müssen zu den Kenntnissen der beteiligten Personen sowie zum konkreten Einsatz und Risiko des Systems passen. ### Ist jede KI für Lebens- oder Krankenversicherungen Hochrisiko-KI? Nein. Relevant ist insbesondere, ob das System zur Risikobewertung und Preisbildung bei natürlichen Personen in der Lebens- oder Krankenversicherung eingesetzt werden soll. Eine reine Vorgangszuordnung ist nicht allein wegen der betroffenen Versicherungssparte darunter einzuordnen. ### Welche Frist ist im November 2026 besonders nah? Die BaFin nennt für bestimmte KI-Systeme, die schon vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, bei bestimmten Transparenzpflichten eine Übergangsfrist bis zum 2. Dezember 2026. Ob sie für ein konkretes System gilt, muss anhand der Voraussetzungen geprüft werden. ## Quellen - https://www.bafin.de/DE/die-bafin/aktuelles-presse/presse-social-media/pressematerial/ki-verordnung/ki-verordnung.html - https://www.bafin.de/SharedDocs/Veroeffentlichungen/DE/Fachartikel/2024/fa-bj_0801_KI_Finanzindustrie.html - https://www.bafin.de/DE/unternehmen-maerkte/aufsicht/alle-unternehmen/ki-marktueberwachung/ki-marktueberwachung.html - https://www.bafin.de/SharedDocs/Veroeffentlichungen/DE/Fachartikel/2026/fa_bj_260729_kimig_interview_obermoeller.html - https://www.bafin.de/SharedDocs/Veroeffentlichungen/DE/Pressemitteilung/2026/pm_2026_07_29_ki_verordnung.html - https://www.bafin.de/SharedDocs/Veroeffentlichungen/DE/Reden/re_251029_jahreskonferenz_versicherungsaufsicht_wiens.html?nn=161628 - https://www.bafin.de/SharedDocs/Veroeffentlichungen/EN/Pressemitteilung/2026/pm_2026_07_29_ki_verordnung_en.html - https://www.bafin.de/EN/unternehmen-maerkte/aufsicht/alle-unternehmen/ki-marktueberwachung/ki-marktueberwachung_node_en.html - https://www.bafin.de/DE/die-bafin/publikationen-daten/risiken-im-fokus/Fokusrisiken_2026/RIF_Trend1/RIF_Trend_1_digitalisierung_node.html - https://www.bafin.de/SharedDocs/Veroeffentlichungen/DE/Reden/re_250306_Rede_EDinVA_Vorlesungstag_IFVW.html